S/4HANA Cloud实现日记账分录批量上传的不同方式

日常财务业务处理中,客户经常需要批量记入日记账的需求,在S/4HANA中我们可以使用系统中的批量上载应用以及智能技术来加速这一任务的处理。

方式一:

使用S/4HANA Cloud中的“上载一般日记账分录”应用,可以通过excel上传多个一般日记账条目。在此应用您可以下载用于上载的模板。成功完成上载后,您可以直接过账一般日记账分录。可以在所有相关的分类账中对您负责的科目进行过账。

“上载一般日记账分录”应用目前仅支持上载总账日记账分录,不支持将日记账分录上载并过账到应付账款或应收账款科目。如果您需要要上载或创建 AP 和 AR 日记账分录,请使用“导入供应商发票”应用和“创建开票凭证请求”应用。

你可以访问应用帮助文档进一步了解“上载一般日记账分录”的使用。

方式二:

使用为S/4HANA Cloud量身打造的“自动上传手动记账”机器人模板。

通过SAP Process Automation技术打造的“自动上传手动记账“机器人的配置和使用,可以自动从邮件或指定文件夹中提取和验证日记账模板,并通过API的方式将提取的日记账分录信息维护进SAP S/4 HANA Cloud系统,并通知财务人员处理结果。

对比系统中的“上载一般日记账分录”应用,机器人同样是从excel模板中读取日记账分录信息并维护进S/4HANA Cloud中,不同的是机器人是通过API(Journal Entry – Post (Synchronous) API )的后台方式来实现这一任务。这样做的优势是:

  • 增加 AP 和 AR 日记账模板的上传
  • 支持更多“上载一般日记账分录”中尚未支持的字段,如过账码、供应商、客户等
  • 可以按需规划这一任务的处理时间,例如每天晚8点自动上传
  • 财务人员不需要打开系统进行上传操作,机器人支持从邮件或指定文件夹读取excel文件。例如,有些情况财务人员需要从来自于第三方邮件中的Excel文件中提取账目信息,并手动将提取的信息逐行维护进S/4 HANA Cloud系统中。

您可以访问SAP RPA机器人商店,查找此标准机器人模板4CA,了解更多使用详情。

方式三,

通过扩展开发的方式实现数据集成

通过使用SAP白名单的API定制化开发,此方式适合有第三方系统集成等深度需求的客户。请参考SAP API Business Hub (https://api.sap.com) ,获得关于API使用的更多信息。