如何开始SAP BTP文档管理服务Document Management Service (DMS)

最近,作为客户成功互动角色,我必须深入了解 SAP BTP Document Management Service(简称 SAP BTP DMS)主题,因为越来越多的客户表现出兴趣。如果您之前对 SAP BTP DMS 一无所知,这并不是一件容易的事。在这里,我想利用 SAP 的博客文章,总结一些资源和链接,以及我自己的一些经验,这样你也许可以获得一些“入门”知识。

首先,我们想到的两个问题是,SAP BTP DMS 是什么?以及为什么使用SAP BTP DMS?

我们先忘记 SAP BTP DMS 一段时间,并转向 SAP S/4 HANA 端,这里有另一个称为文档管理系统(也称为 DMS)的东西。它不是 SAP 的发明,但 SAP 拥有自己的 DMS 解决方案,它是 SAP 的跨应用程序组件,可提供强大的文档和电子资产管理功能。SAP DMS 是 SAP PLM 解决方案的主要组件。它主要用于管理业务凭证,这些凭证对于日常业务非常重要。公司需要访问这些文档,并使其可供每位授权人员使用。借助 SAP DMS,我们能够存储组织内每一个人都需要访问的所有重要文档。因此,可以上载一些office附件,记录并将其附加到销售订单或采购订单。

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SAP DMS 支持捕获和管理:

电子单据,
CAD 模型和图纸,
Microsoft Office 文件,
扫描的图像,
多媒体文件,
应在安全环境中存储和控制的任何其他电子文件等。

SAP DMS 提供:

版本和修订控制,
集成的工作流功能,
全文本检索和搜索功能,
与物料清单、物料主数据(部件)、流程计划、工程变更主数据和生产订单等 SAP 业务对象的链接。
除 DMS 外,还有一个更简单的 SAP 解决方案,称为 SAP 通用对象服务 (SAP GOS)。我在这里不会深入很深,因为我想重点关注 SAP BTP。您可以参考此博客帖子以获取更多详细信息。

好了,现在我们返回到 SAP BTP DMS。这是在 SAP BTP 上提供的云服务。您可以将 SAP BTP DMS 连接到 SAP S/4 HANA,作为前端 UI 层,或作为内容存储服务器用做后端层。那么,为什么选择 BTP 文档管理服务 (DMS)?

简短的答案是:获得更便宜的地方来存储文档。

虽然 SAP DMS 或 SAP GOS 提供了上一段所述的优势和出色功能,但您必须考虑一件事,在哪里存储这么多附件?当然,您可以将这些文档直接放入 SAP S/4 HANA 数据库作为缺省解决方案,但当文档量越来越高时,它一定会影响 SAP 系统的性能。您可以参考这篇文章,在这种“贵”成本上获得更深入的了解。

好在,可以选用第三方服务作为内容服务器,SAP BTP DMS 就是其中的一个云选项。您可以检查此页面以获取存储价格和 API 调用价格。订阅并设置好以后,再从 SAP S/4系统上载文档时,就可以将SAP BTP DMS连接到 SAP S/4系统,选择 SAP BTP DMS 作为内容服务器并从 SAP S/4系统解耦存储。

SAP BTP DMS基于 OASIS(结构化信息标准促进组织)行业标准 CMIS(内容管理互操作性服务),并包括版本化、层次结构、访问控制和文档管理等功能。对于业务应用,提供基于 API 和用户界面的文档管理功能。SAP BTP DMS提供两种不同的选项,包括Integration Option和Application Option,前者只提供API供调用,后者提供完整的前端界面更傻瓜式的使用BTP DMS。这两个选项都需要Repository Option作为存储提供者。下边是一个简单的架构示意图,你也可以通过自开发Fiori程序将SAP BTP DMS功能嵌入进来。

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如何开始SAP BTP DMS

从最常见的两个应用场景出发,

a. 连接 SAP S/4 HANA 资源库,并利用 SAP BTP DMS 作为前端展现层

b. 连接 SAP S/4 HANA 并利用 SAP BTP DMS 作为内容服务器

但不论哪种应用场景,第一步要做的是设置 SAP BTP 账户并在那里订阅 SAP BTP DMS。我会给出一些屏幕截图,对此步骤来说应该不难。

登录您的 SAP BTP 账户并创建 SAP BTP DMS 实例

单击上一步中创建的实例,创建服务密钥

导航到“角色权限集合”,单击右上角的“+”,为新的角色权限集合命名,例如“DMS_ADMIN”

单击上一步中创建的角色权限集合

单击“编辑”并添加相应的角色权限

导航到“用户”,然后选择您自己或要授予 DMS 访问权限的用户,分配在上一步中创建的角色集合 “DMS_ADMIN”

导航到“实例和租用”,单击创建的 SAP BTP DMS 实例。单击“查看凭据”。记下 ecmservice url、客户端标识、客户端密钥、uaa.url,在以权限形式访问 SAP BTP DMS API 时,将需要它们。

现在,您可以访问 SAP BTP Document Management 服务 API,例如创建资源库、登录资源库等。

你可以用postman做测试去创建一个repository,认证方式选择oauth2.0,然后填入在之前步骤看到的client id + secret获取token进行认证访问。

现在,由于已经建立 SAP BTP DMS 实例并创建了一个repository,让我们继续吧,如何将该实例作为文档服务器以供SAP S4系统使用呢?

从真实用例的角度来看,这也许是 SAP BTP DMS 中最常见的使用场景。

幸运的是,专家也创建了非常棒的博客帖子,讨论这些步骤,请务必参考这个博客按照步骤设置。

通过步骤,我可以将附件成功上载到 SAP BTP DMS 资源库,您可以通过开源的CMIS工作台测试是否真的上传到了BTP DMS上(详情参看我写的这个博客),我想在此处添加一些说明。

  • 如果您之前从未执行此操作,请阅读此注释https://launchpad.support.sap.com/#/notes/2853519。请确保访问正确的主控室地址。例如,如果您的 api 类似于 https://xxx.cfapps.eu10.hana.ondemand.com ,则需要访问主控室https://cockpit.eu10.hana.ondemand.com/cockpit 而不是https://cockpit.ap11.hana.ondemand.com/cockpit或其他数据位置。
  • 如果使用 SAP GOS,则需要在“skpr08”tcode 中切换 SAP BTP DMS 存储类别。

  • Sm59 在测试连接时返回错误消息“failed: NIECONN_REFUSED(-10)”。解决方案:检查并填写 SAP S/4 HANA 端的代理设置proxy

  • “OAC0”下的测试连接时出现“内容资源库 xxx 不存在”错误。解决方案:检查 SMICM 日志是否存在证书问题(将其放在 Strust 事务代码下的正确文件夹中)并在 SICF 下激活“sec”服务。

总结

SAP BTP DMS 相对是 SAP BTP 中的新服务,产品团队也在向前发展。您可以在路线图中查看更多详细信息。例如,未来网络性能改进绝对是一个不错的功能,归档功能仍然缺失。通常,人们谈论一些高级概念,并希望为客户带来很多好处。但是,在我看来,客户真正想要了解的是,1. 产品是否能够满足我的需求 2. 如何实施?容易还是不容易?非常感谢本博客帖子中提到的博客作者以及 BTP DMS 产品团队的帮助。如果没有这些帮助,在现实世界中使用它绝对不是件容易的事。

客户问我:实施 BTP DMS 解决方案需要多少工作量,需要多长时间?这取决于您希望利用 BTP DMS 的复杂程度或开发人员的专业程度。我以前是一名开发人员,但我不是 S/4 HANA 专家(我可能至少知道一些 Tcode 代码:D)。浏览本博文中提到的所有流程花费了我 3 周左右的时间。所以,如果你有全职团队实施这个项目,肯定用不到 3 周。

您可以使用相应的社区标签找到更多信息,例如,如果您想要找到有关 SAP BTP 的更多详细信息,请参阅 https://answers.sap.com/tags/8077228b-f0b1-4176-ad1b-61a78d61a847 和 SAP BTP DMS https://answers.sap.com/tags/73555000100800002121。

我将不断对这一主题做出贡献,这只是客户大规模使用的一个开始。