使用情况处理APP提高SAP S/4HANA CLoud的流程质量(介绍和案例篇)

SAP S/4HANA Cloud中,您可以通过使用情况处理提高业务流程的质量和效率。情况处理可以自动监测和跟踪业务流程节点中发生的问题,需要注意的特殊情况,并通知正确的用户以采取进一步的措施。简而言之,一旦情况发生,用户应该了解情况,自动收到通知。并会获得如何解决问题的建议, 最终帮助业务用户更快地处理和清理这些问题。

潜在的应用场景包括:

  • 临近的事件,截止日期的预警
  • 各类待办事项需要立刻进行处理的提示信息,例如某些流程需要进行批准和确认
  • 超过预定阈值的警告信息,例如与业务相关的KPI

以采购中的业务情况为例,您是一位采购员提交了采购申请,但由于货源不足等的原因,该采购申请一直未能执行,处于未清的状态。某天,采购部门同某供应商签订了新的采购合同,其中的某项货物或者服务正好是您的采购申请中需要的货源。而采购员通常不知道有新合同签订,尤其是其中还包括自己想要采购的项目信息。通过使用情况处理,当新合同或旧合同的更新包含了该采购员需要的项目时,系统自动向采购员发送通知,采购员及时得到通知后,便可以尽快进行下一步的采购流程。

另外采购流程中的常用情况场景还有供应商采购合同到期,供应商交货数量不足,采购订单项目逾期,目录项目建议可用等。

再以库存盘点为例,库存经理需要检查库存盘点流程的结果,并核对实际库存数据是否存在数量或重量上的误差(损耗),分析差异原因,判断盘点结果是否在先前定义的盘点损耗容差范围内。

使用库存盘点监控情况模板,系统可以自动监测库存盘点凭证项目中账面和实际库存清点的数量,以便在超过定义容差的时候向库存经理发出通知。基于这些通知,库存经理可以立即做出反应,例如触发特定物料的重新盘点等。

我们再看一个财务案例,付款通知中缺少发票的情况处理。通常从客户收到的付款通知可能包含一张或多张发票。当涉及许多发票时,其中一些发票可能会在付款通知中被忽略并跳过。当忽略大量发票时,这可能会带来问题。如果在实际付款之前及时核对并发现跳过的发票,则负责的会计员可能仍然有时间联系客户并解决问题。

使用“付款通知中已跳过发票”情况模板,您可以设置情况通知的触发条件,当检测到跳过或过期的发票,并且在特定时间范围内其金额超过总计到期余额的 50% 时,通知将自动发送给负责的会计员。

例如,如果某月底要支付十张发票,而付款通知中只提到九张,但仅当跳过的发票占给定时间范围内到期的总余额的 50% 以上时(这意味着仅当潜在的缺失金额很大时)该情况将通知负责的会计员,指示其可能需要联系受影响的客户以澄清余额。

除此之外,财务中还有大量的情况管理场景应用,例如收货/收发票偏差超出阈值,付款拒绝,GR/IR 处理者已更改,分配运行中的错误等等。

目前截止2208版本,SAP S/4HANA Cloud中提供有超过 100 个可以快速配置使用的情况模板,配置情况类型(您自己的情况场景)通常需要大约 30-45 分钟。您可以在此处找到可用用例的完整清单。客户可以基于业务需求配置相应的情况,从而为您的业务带来快速成功。

下一篇我们将介绍情况处理的系统操作方法,敬请期待。