利用群发模式为收件人发送个性化的故事

在阅读Pranav KumarKarthik Kanniyappan有关计划发布以及群发功能的文章后,为帮助SAP分析云的用户全面了解如何发布他们的故事或分析应用,以及了解两种计划发布模式的区别,我撰写了该文章,概述计划发布的广播和群发模式,并带领读者了解如何进行计划发布。

前言

一般来说,在 SAP 分析云中,您可以通过两种方式定时发布一篇故事:

广播(broadcast):该模式根据日历的数据权限将所选格式 (pdf 或 ppt) 的故事副本发送给视图的所有收件人 。对于计划中的每个视图,故事的唯一副本以选定的格式生成并交付给用户。基本上,在发布中,每个视图都由一个发布组成,因为相同的构造或结构被发送给同一视图中的所有收件人。

群发 (burst):该模式将根据收件人各自的数据权限,根据用户所选的格式向每个收件人提供故事的个性化副本。对于非 SAP 分析云用户,它仍将根据数据权限以选定的格式发送故事。当每个用户打开他们各自的数据时,如果这个故事是群发的,那么用户在手动打开故事时,便能查看针对每个用户的个性化输出。

您需要注意的是,SAP 分析云收件人应具有故事或书签的查看权限才能成功收到群发故事。

如何启用群发功能

SAP 分析云中的系统配置允许管理员控制是否开启群发功能,默认情况下群发功能是关闭的,管理员可以从“系统 → 管理”启用该功能,如下图所示。

创建群发任务

用户若要使用群发功能发送故事,只需在计划发布页面选择“群发”按钮即可。其余设置与“广播”一致,下面我将带您回顾如何计划并发布您的故事。

为您的故事和分析应用安排发布

SAP 分析云于 2020年第二季度发布了客户反馈中呼声最高的新功能:定时发布故事和分析应用。我们称之为计划发布(Schedule Publications)。您可以通过计划发布来定时发送故事或者分析应用,并通过电子邮件将其分发给 SAP 分析云和非 SAP 分析云收件人。您甚至可以根据计划在电子邮件中添加一条定制消息,还可以在在线模式下附加一个链接,以查看故事/分析应用的最新在线副本。

您可以创建一个发布计划,也可以创建一个具有固定频率的重复计划,例如每小时、每天、每周。

在我们进一步解释如何创建您的第一个计划发布之前,让我们学习一些在本文中使用的术语:

1、什么是计划发布引擎?

计划发布引擎是托管在云中的 SAP 分析云的一部分,负责创建计划并生成发布,最终通过电子邮件将其发送给不同的收件人。

2、什么是发布?

发布是计划发布引擎生成的故事/分析应用内容的最终输出。

3、目的地是什么?

目的地是将由计划发布引擎生成的最终发布发送给收件人的地方。

4、什么是重复发送?

您可以为您的计划定义重复模式,该模式将由计划发布引擎在后台处理,以运行并将发布分发给不同的收件人。

5、什么是 SAP 分析云用户和非 SAP 分析云用户?

在同一 SAP 分析云租户中注册的用户称为 SAP 分析云用户,不属于 SAP 分析云用户列表的用户称为非 SAP 分析云用户。非 SAP 分析云用户基本上是外部用户。

6、什么是发布的授权?

计划所有者授权将推广到所有接收发布的收件人,这意味着发送给不同用户的内容将与计划所有者看到的完全相同。

使用前的第一步

首先,您所在组织的 SAP 分析云管理员需要在租户级别启用计划发布。为此,请以管理员身份登录并转到“系统 → 管理”并启用。

如何创建计划发布

如果满足以下条件,则您可以创建一个计划:

  1. 如果您是 BI 管理员或管理员。默认情况下,这些角色具有计划发布权限。
  2. 如果计划发布权限已分配给创建的自定义角色。
  3. 如果您在获得“计划发布”权限后拥有故事的“保存”或“另存为”权限。

一旦用户被授予创建计划的权限,

  • 选择浏览文件下的 故事/分析应用(通过使用复选标记),然后选择选项 “文件 → 计划发布”。

  • 打开“计划发布”对话框后,根据需要输入详细信息。以下是不同的选项的详细说明:

事件名称:为您的计划命名。

开始日期:为您的计划提供一个开始日期,您也可以通过选择“添加重复发生”选项来添加重复详细信息。在“重复发生”下,您可以将重复模式定义为每小时、每天、每周,以及需要重复的次数,包括发生结束的详细信息。

电子邮件主题:这是发送给收件人的电子邮件的主题。

电子邮件正文:这是通过电子邮件发送给收件人的电子邮件的消息正文。

包含故事的链接:如果您选择此复选标记,则故事/分析应用链接将与电子邮件一起发送。如果您碰巧通过选择要交付的书签(如下所示)来个性化发布,则将嵌入个性化书签视图链接。

分送:在这里,您可以定义需要发送给收件人的故事的视图。您可以借助故事可用的书签来个性化不同的用户或团队,以对同一故事有不同的看法。如果您的故事有多个书签,其中每个书签都与不同的用户/团队相关,您可以使用相同的书签,否则需要创建一个。您使用书签的优势是您可以通过应用不同的过滤器选项和创建视图来创建独特的个性化视图。例如:一个具有多个状态的故事,您可以创建具有多个不同状态组合的不同书签,以及包括其他维度组合。

分送(续):您可以创建一个或多个视图(作为故事默认视图或不同的书签),可以交付给不同的 SAP 分析云用户/团队。让我们专注于一个视图并了解所有选项。在向下箭头旁边,双击“视图1”并为您的视图命名。下图描述为“加利福尼亚销售经理”。

SAP 分析云收件人 :单击人员图标并选择不同的 SAP 分析云用户收件人或团队。

非 SAP 分析云收件人:这些用户不属于 SAP 分析云用户列表或不属于 SAP 分析云租户。您可以通过手动输入他们电子邮件地址。在默认的 SAP 分析云许可证下,每个视图您最多可以输入 3 个非 SAP 分析云接收者。

故事视图 :选择您要发送给上述收件人的故事/书签视图。您可以在原创故事、全局书签和我的书签之间进行选择。故事发布的授权将与计划所有者相同,并将特定的视图传递给不同的收件人。

文件名:将交付给收件人的发布的名称。

PDF 设置:您可以选择此选项来定义 PDF 设置,例如您要交付的所有页面、不同列和行选择的网格设置、选择插入包含故事元数据信息详细信息的附录。

输入完所有信息后,单击“确定”并创建时间表。那么如何查看创建的计划,且如何修改?您可以查看在“日历”视图下创建的计划。转到 SAP 分析云应用程序菜单并选择日历。您可以看到您创建的计划。如果是重复发生的计划,那么您将看到计划所有者定义的多个不同日期/时间。您还可以修改单个重复或整个系列。从“日历”视图中选择事件,并在右侧打开一个新面板,您可以在其中进行修改。

结语

群发模式作为 SAP 分析云的新功能,其具有非常强的实用性,因为该功能可以向不同的用户发送个性化的故事或分析应用的副本。除此之外,我们也带您回顾了计划发布的相关设置和流程。如果您有任何问题,欢迎在评论区留言,也请您持续关注我们公众号以及中文社区。