EDUCAÇÃO E TECNOLOGIA

Prozessautomatisierung mit Nico Blitzer, Gründer von Bots and People

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Nico Bitzer ist einer der Gründer von Bots and People, einem Startup das sich ganz dem Thema Prozessautomatisierung. Darüber sprechen wir mit ihm.

Was ist bei einer Prozessautomatisierungen zu beachten?

Nico führt aus, dass eine Prozessautomatisierung in drei Schritte unterteilt werden sollte, um sich vorab eine Übersicht zu verschaffen.

  • Das erste, was man tun kann ist sich das Quellsystem anzuschauen und zu untersuchen, ob man in diesem direkt eine Automatisierung generieren kann.
  • Wenn der Prozess zu teuer ist, kann eine Schnittstellenautomatisierung in Betracht gezogen werden. Das bedeutet, dass aus einem System Daten entnommen werden und über eine Automatisierung in ein anderes System diese Daten wiederrum übertragen werden. Dies bezeichnet Nico als eine sehr stabile Art der Automatisierung.
  • Wenn nun der Fall auftritt, dass innerhalb von zwei System keine Schnittstellen vorhanden sind, kann der „Roboterprozess“ eingesetzt werden. Das bedeutet, die Klicks eines Users werden über einen Roboter nachgeahmt. Dieser Prozess kann im Hintergrund ablaufen. Der Roboter klickt somit das, was eine Person im Normallfall getippt hätte.

Werden durch Automatisierung von Prozesen Arbeitsplätze wegrationalisiert?

Die Angst in der Gesellschaft, dass Arbeitsplätze durch Automatisierungen wegrationalisiert werden, ist in aller Munde. Nico argumentiert hingegen, dass diese Angst unbegründet sei und im übertriebenen Maße darüber debattiert wird. Denn der tatsächliche Anteil von Automatisierungen hält sich bis heute in Grenzen und ist überschaubar, dieser beläuft sich auf max. 10-15%. Auch können in Bezug auf die Umsetzung die wenigsten Prozesse komplett automatisiert werden. Es ist wenn ein geisser Prozentsatz an Aufgaben die automatisiert werden können.

Wichtig ist, dass diese Menschen miteingebunden werden, ganz nach dem Motto: „Make it robotic and keep in human“. Die Personen sollten das Wissen darüber haben, wie die Prozesse ablaufen bzw. wie die „Maschine“ funktioniert, die sie bedienen.

Ist dies ein Randgebiet der Digitalisierung?

Für Nico sind Automatisierungsprozesse „der Muskel der Digitalisierung“, denn wenn wir über Automatisierung sprechen, sei das etwas, was ganz konkret an Prozessen anknüpft und in kurzer Zeit Abhilfe verschaffen kann.

Einen Vorteil in solchen Prozessen sieht Nico besonders in der Eindämmung von vermeidbaren menschlichen Fehlern. Menschen machen eben Fehler, besonders bei repetitiven Aufgaben im Alltag. Beispielsweise beim Abschreiben von Texten, beim Zusammenfügen von Dateien etc. Durch Automatisierungen lassen sich solche Risiken fast auf 0% reduzieren.

Wie geht man vor bei Prozessautomatisierungsprojekten?

Vorab sollte eine Bestandsaufnahme generiert werden: Wie oft wird ein Prozess durchgeführt? Wie „gleich“ läuft dieser ab? Wie digital ist der Prozess jetzt schon? Kann der Prozess immer gleich ablaufen oder benötigt er immer wieder neue Entscheidungen? Erst wenn diese Fragen geklärt sind, kann bewertet werden, ob ein Automatisierungsprozess generell möglich ist.

Wenn man hier zu dem Ergebnis gelangt, dass Potential besteht, kann in die zweite Phase übergegangen werden und eine detaillierter Prozessaufnahme generiert werden. Das bedeutet konkret, dass der Prozessowner den Prozess so durchführt und vorzeigt, wie er es im Normalfall im Alltag tun würden.

Wenn tägliche Ausnahmen in einem Prozess vorkommen, erweisen sich diese beispielsweise als störend bzw. negativ. Denn immer da wo es Ausnahmen gibt, wird der Prozess in sich immer komplexer.

Wie ist die Annahme von Automatisierungen im Markt?

Nico führt in seiner Einschätzung aus, dass wir als Gesellschaft zwar noch am Anfang stehen, aber der Bedarf immer größter wird und immer mehr Interesse besteht. Er sieht sich und sein Unternehmen am Beginn einer großen Veränderung.

Beispiel für eine erfolgreiche Automatisierung

Als Beispiel führt Nico hier eine erfolgreiche Prozessautomatisierung aus der Learning Welt auf: In einem Unternehmen, dass Trainings anbieten, wurden im Nachgang einer Veranstaltung die Trainingsrechnungen gesammelt und in einem Reporting zusammengefügt (Kosten der Trainer, Hotelübernachtungen, Getränke, Veranstaltungsmaterialien etc.). Alle Rechnungen wurden somit in der großen Excel Tabelle zusammengetragen, um die Daten auszuwerten. Genau dieser Prozess, alle Daten per Copy and Paste zusammenzufügen, wo sich auch immer mal wieder Fehler eingeschlichen haben, konnte automatisiert werden.

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